Location meublée : état des lieux et inventaire obligatoires

En location meublée, deux documents sont obligatoires à la remise des clés, et ils ne se confondent pas : l'état des lieux, qui décrit l'état du logement pièce par pièce, et l'inventaire détaillé du mobilier, qui liste les meubles et équipements mis à disposition. Tous deux doivent être établis contradictoirement, signés par le bailleur et le locataire, et annexés au bail. Leur absence ne se règle pas par une simple retenue contestée sur le dépôt de garantie : elle expose à la requalification du bail meublé en location nue, avec un effet direct sur la durée du contrat, sur le dépôt de garantie et sur votre régime d'imposition.

Deux documents distincts, deux obligations distinctes

L'état des lieux et l'inventaire répondent à deux questions différentes. Le premier constate l'état de conservation des lieux : revêtements des sols, des murs et des plafonds, équipements, relevés de compteurs, clés remises. Le second répond à une question propre au meublé : qu'est-ce qui a été mis à disposition, en quelle quantité et dans quel état. Un état des lieux impeccable mais sans inventaire laisse le bailleur sans preuve sur le mobilier, qui est pourtant ce qui distingue juridiquement son bail d'une location vide.

La règle officielle est explicite : un inventaire et un état détaillé du mobilier doivent être faits lors de la remise des clés au locataire et lors de leur restitution au propriétaire. Ces documents doivent être signés par les deux parties et annexés au bail. Autrement dit, l'obligation joue deux fois, à l'entrée et à la sortie, et sous la même forme.

Un point pratique est souvent ignoré des bailleurs comme des locataires : l'établissement de l'inventaire ne peut donner lieu à aucune autre facturation que celle de l'état des lieux lui-même. Une agence qui facture séparément une « prestation inventaire » en plus de l'état des lieux d'entrée sort du cadre.

Le mobilier que le logement doit obligatoirement contenir

Un logement meublé loué comme résidence principale doit contenir, au minimum, une liste réglementaire d'équipements. Ce n'est pas une recommandation de confort : il manque un seul de ces éléments et le logement n'est plus, au sens de la loi, un logement meublé. La liste officielle est la suivante :

• Literie avec couette ou couverture
• Volets ou rideaux dans les chambres
• Plaques de cuisson
• Four ou four à micro-ondes
• Réfrigérateur
• Congélateur, ou compartiment à congélation du réfrigérateur d'une température maximale de -6 °C
• Vaisselle en nombre suffisant pour que les occupants puissent prendre les repas
• Ustensiles de cuisine
• Table
• Sièges
• Étagères de rangement
• Luminaires
• Matériel d'entretien ménager adapté aux caractéristiques du logement (aspirateur s'il y a de la moquette, balai et serpillière pour du carrelage)

Deux formulations méritent attention parce qu'elles sont contextuelles, donc discutables en cas de litige. La vaisselle doit être « en nombre suffisant pour que les occupants puissent prendre les repas » : le bon réflexe est de dimensionner l'équipement sur le nombre d'occupants prévu au bail et de le chiffrer dans l'inventaire. Le matériel d'entretien doit être « adapté aux caractéristiques du logement » : un balai et une serpillière suffisent pour un carrelage, pas pour un sol moquetté qui appelle un aspirateur.

La définition symétrique du logement vide éclaire le niveau d'exigence : un logement vide est un logement dépourvu d'au moins un des meubles ou objets caractérisant un logement meublé. Il n'y a donc pas de zone grise confortable entre les deux catégories, et pas de « meublé partiel » reconnu.

Ce que doit contenir l'inventaire pour être opposable

Aucun formalisme n'impose une trame officielle pour l'inventaire, mais son utilité probatoire dépend entièrement de sa précision. Un inventaire qui se contente d'écrire « cuisine équipée, salon meublé » ne vous permettra de justifier aucune retenue à la sortie. L'ossature qui tient devant un juge repose sur quatre informations par ligne.

Les photographies datées, annexées au document et signées comme lui, valent mieux que n'importe quel adjectif. Elles ne sont pas obligatoires : la description précise de chaque pièce « peut être complétée d'observations ou de réserves, et illustrée d'images ». C'est une faculté, et c'est précisément la faculté que les bailleurs négligent le plus.

Cet inventaire a une seconde vie, purement fiscale. Si vous relevez du régime réel, c'est lui qui documente la consistance du mobilier que vous amortissez, avec ses dates et ses valeurs d'origine : le sujet est traité dans notre article sur le régime réel et l'amortissement en LMNP. Un inventaire bâclé fragilise donc autant la retenue sur dépôt de garantie que la ligne d'amortissement en cas de contrôle.

L'état des lieux d'entrée : déroulé, délais et coût

L'état des lieux d'entrée se fait à la remise des clés, de façon contradictoire, c'est-à-dire en présence du locataire et du propriétaire ou de son représentant. Il doit être établi par écrit, sur papier ou sous forme électronique, dans de bonnes conditions d'éclairage, et remis à chaque partie au moment de la signature. Le logement doit alors contenir les éléments mentionnés au bail, inventaire compris.

Le document doit comporter au minimum le type d'état des lieux, sa date, la localisation du logement, le nom et le domicile des parties, le cas échéant l'identité des personnes mandatées, les relevés des compteurs individuels d'eau ou d'énergie, les clés ou autres moyens d'accès remis, la description précise de chaque pièce et la signature des parties. En meublé, cette description porte aussi sur les meubles du logement.

Le délai de dix jours pour faire corriger l'état des lieux

L'état des lieux d'entrée n'est pas figé à la seconde où il est signé. Le locataire peut demander au propriétaire de le modifier dans les dix jours calendaires suivant sa date, pour tout élément concernant le logement. Pour l'état des éléments de chauffage, ce délai est décalé : la demande peut être faite pendant le premier mois de la période de chauffe, ce qui est la seule manière réaliste de constater qu'un radiateur ne chauffe pas quand le bail démarre en juillet.

Pour un bailleur, ces dix jours sont à traiter comme une fenêtre utile, pas comme un risque : une demande de correction acceptée et contresignée vaut mieux qu'un désaccord latent qui ressortira à la sortie, au moment de justifier une retenue.

Qui paie quoi

Le coût dépend de qui réalise le document, et les règles ne sont pas les mêmes à l'entrée et à la sortie.

Le constat locatif n'est pas une option de confort : il s'impose lorsque l'une des parties refuse de venir au rendez-vous, de faire l'état des lieux ou de le signer. Le commissaire de justice prévient alors les deux parties par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins sept jours avant son passage. Pour un logement de 45 m² en métropole, le coût total atteint 162,16 €, soit 81,08 € à la charge de chacun : c'est peu au regard d'un dépôt de garantie de deux mois de loyer qu'aucun document ne permettrait autrement de justifier.

À la sortie : ce que l'inventaire permet de retenir, et ce qu'il ne permet pas

L'état des lieux de sortie se fait au moment de la libération des lieux ou très peu de temps après, sous la même forme que celui d'entrée : soit un document unique à deux colonnes, soit deux documents de présentation similaire. Il reprend les mêmes rubriques, en y ajoutant l'adresse du nouveau domicile du locataire, la date de l'état des lieux d'entrée et, le cas échéant, les évolutions constatées pièce par pièce. Le déroulé complet et les pièges de cette étape sont détaillés dans notre guide de l'état des lieux de sortie.

La limite structurelle est la même en meublé qu'en location nue : les différences dues à la vétusté, c'est-à-dire à l'usure naturelle résultant d'un usage normal et prolongé, ne peuvent pas donner lieu à retenue sur le dépôt de garantie. Un canapé dont le tissu a passé après quatre ans d'occupation relève de l'usure ; le même canapé troué ou brûlé relève de la dégradation. Pour trancher ces cas en amont, bailleur et locataire peuvent convenir, à la signature du bail, d'appliquer une grille de vétusté : elle fixe une durée de vie théorique et un coefficient de réduction annuel par matériau et par équipement, et fait donc varier le montant réclamable selon la durée d'occupation. En meublé, où l'essentiel de la valeur remise est mobilière et s'use vite, cette grille est l'outil le plus efficace pour éviter le contentieux de sortie.

Le calendrier de restitution du dépôt de garantie dépend directement de la comparaison des deux états des lieux.

Toute retenue doit être justifiée par des pièces : états des lieux d'entrée et de sortie, photos, constat de commissaire de justice, devis ou factures. En meublé, l'inventaire signé est la pièce qui manque le plus souvent au dossier, et son absence suffit à faire tomber la retenue portant sur un équipement disparu ou remplacé.

Le vrai risque : la requalification du bail en location nue

C'est la sanction que les bailleurs sous-estiment. En cas de litige sur le type de bail, le juge des contentieux de la protection peut requalifier le bail d'un logement meublé en bail de logement vide lorsque la liste réglementaire de meubles et d'objets n'est pas respectée. L'inventaire joue ici un rôle décisif et ambivalent : bien fait, il prouve que le logement était conforme ; absent ou lacunaire, il prive le bailleur de tout moyen de preuve, alors que c'est lui qui se prévaut du régime du meublé.

Les conséquences civiles sont immédiates et toutes défavorables au bailleur.

La ligne la plus coûteuse est la dernière. Requalifié en location nue, votre loyer cesse d'être un bénéfice industriel et commercial pour devenir un revenu foncier, et l'abattement forfaitaire du micro-BIC de 50 % laisse la place à l'abattement de 30 % du micro-foncier, lui-même réservé aux revenus fonciers n'excédant pas 15 000 € par an.

Un exemple chiffré

Prenons un studio meublé loué 800 € par mois hors charges, soit 9 600 € de recettes annuelles, détenu par un foyer imposé à une tranche marginale de 30 %.

• En meublé, au micro-BIC : 9 600 € - 50 % d'abattement, soit une base imposable de 4 800 €.
• Après requalification, au micro-foncier : 9 600 € - 30 % d'abattement, soit une base imposable de 6 720 €.
• Écart de base imposable : 1 920 €.
• Coût annuel : 1 920 € x (30 % d'impôt sur le revenu + 17,2 % de prélèvements sociaux) = 906 € de plus par an, pour un logement qui n'a pas changé.

Le taux de 17,2 % est celui des prélèvements sociaux applicables aux revenus du patrimoine, détaillé dans notre article sur les prélèvements sociaux sur les revenus fonciers. Le calcul suppose des recettes en deçà du plafond du micro-foncier ; au-delà, c'est le régime réel foncier qui s'applique, avec une comparaison à refaire. Sur le versant déclaratif du meublé, notre guide pour déclarer ses revenus LMNP détaille les formulaires et les délais, et la question de la taxe foncière en location meublée se pose indépendamment du régime retenu.

À ce surcoût s'ajoutent, dans une requalification, la restitution de la part du dépôt de garantie excédant un mois de loyer et l'allongement du bail à trois ans, qui décale d'autant toute reprise du logement. Un inventaire correctement établi à la remise des clés coûte une heure de travail ; il protège contre un risque dont l'ordre de grandeur se compte en centaines d'euros par an et en années d'engagement.

Ce qu'il faut retenir

• En location meublée, l'état des lieux et l'inventaire détaillé du mobilier sont deux documents obligatoires, établis à l'entrée comme à la sortie, signés par les deux parties et annexés au bail.
• Le logement doit contenir l'intégralité de la liste réglementaire de meubles et d'équipements : il en manque un, et le logement n'est plus un meublé au sens de la loi.
• L'inventaire n'ouvre droit à aucune facturation distincte de celle de l'état des lieux. À l'entrée, la part du locataire pour un état des lieux réalisé par une agence est plafonnée au plus bas de la moitié des frais ou de 3,03 € TTC par m² ; à la sortie, elle est nulle.
• Le locataire dispose de dix jours calendaires pour demander la modification de l'état des lieux d'entrée, et du premier mois de chauffe pour les éléments de chauffage.
• La vétusté ne se retient jamais sur le dépôt de garantie : une grille de vétusté annexée au bail est le meilleur moyen de trancher l'usure et la dégradation avant le litige.
• Le défaut de mobilier obligatoire expose à une requalification en location nue : bail de 3 ans, dépôt de garantie ramené à 1 mois, préavis allongés et passage des BIC aux revenus fonciers.

Questions fréquentes

L'inventaire du mobilier est-il obligatoire en location meublée ?

Oui. Un inventaire et un état détaillé du mobilier doivent être établis lors de la remise des clés au locataire et lors de leur restitution au propriétaire. Ils doivent être signés par les deux parties et annexés au bail. Ils s'ajoutent à l'état des lieux, qui reste lui aussi obligatoire à l'entrée et à la sortie.

Que se passe-t-il s'il manque un meuble obligatoire dans le logement ?

Le logement ne répond plus à la définition légale du meublé : un logement vide est un logement dépourvu d'au moins un des meubles ou objets caractérisant un logement meublé. En cas de litige sur le type de bail, le juge des contentieux de la protection peut requalifier le contrat en bail de logement vide, avec les conséquences attachées à ce régime en matière de durée, de dépôt de garantie, de préavis et d'imposition des loyers.

Le locataire peut-il faire modifier l'état des lieux d'entrée après l'avoir signé ?

Oui, dans les dix jours calendaires suivant la date de l'état des lieux, pour tout élément concernant le logement. Pour l'état des éléments de chauffage, la demande peut être faite pendant le premier mois de la période de chauffe. Passés ces délais, le document signé fait foi de l'état initial du logement.

Qui paie l'état des lieux et l'inventaire d'un logement meublé ?

Réalisé directement entre le bailleur et le locataire, l'état des lieux est gratuit. S'il est confié à un agent immobilier, la part du locataire à l'entrée ne peut dépasser ni la moitié des frais facturés ni 3,03 € TTC par m² de surface habitable ; à la sortie, aucun frais ne peut lui être imputé et toute clause contraire du bail est abusive. Si l'une des parties refuse l'état des lieux contradictoire, le constat d'un commissaire de justice est partagé par moitié.

Peut-on retenir le remplacement d'un meuble usé sur le dépôt de garantie ?

Non si l'état du meuble relève de la vétusté, c'est-à-dire d'une usure naturelle liée à un usage normal et prolongé : ces différences entre l'entrée et la sortie ne peuvent pas donner lieu à retenue. Une retenue reste possible pour une dégradation ou une disparition, à condition d'être justifiée par des pièces, au premier rang desquelles l'inventaire signé et les états des lieux. Une grille de vétusté convenue au bail permet de fixer à l'avance la part restant à la charge du locataire selon l'ancienneté de l'équipement.