État des lieux de sortie : règles et modèle gratuit

L'état des lieux de sortie est le document contradictoire qui décrit l'état du logement à la restitution des clés et qui, comparé à celui d'entrée, détermine ce qui peut être retenu sur le dépôt de garantie. Il doit être établi lors de la remise des clés, en présence du bailleur et du locataire ou de leurs mandataires, et remis immédiatement à chaque partie. Vous trouverez en fin de page un modèle gratuit conforme au décret du 30 mars 2016, en PDF et en format modifiable.

Ce que dit la loi

L'état des lieux est encadré par l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 et par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, qui fixe son contenu minimal et ses modalités d'établissement. Il s'impose à toute location constituant la résidence principale du locataire, vide ou meublée. Sa rédaction est gratuite lorsque le bailleur ou son mandataire l'établit lui-même.

Le locataire doit rendre le logement dans l'état où il l'a reçu, à l'exception de ce qui a été détérioré par vétusté ou force majeure. L'état des lieux de sortie sert donc à identifier les écarts imputables au locataire, pas à exiger un logement neuf.

Papier ou électronique

Le document peut être établi sur support papier ou sous forme électronique, y compris sur tablette pendant la visite. Dans les deux cas, il doit être établi en un nombre d'exemplaires suffisant et remis à chaque partie au moment de la signature.

Le cas du commissaire de justice

En cas de refus ou d'impossibilité de réaliser l'état des lieux à l'amiable, il est établi par un commissaire de justice, sur l'initiative de la partie la plus diligente. Les parties en sont avisées au moins sept jours à l'avance. Le coût est partagé par moitié, dans la limite du plafond réglementaire applicable à la part du locataire.

Quand et comment le réaliser

L'état des lieux de sortie se réalise le jour de la restitution des clés, logement vidé de tous les meubles et effets personnels, et idéalement nettoyé. Un logement encombré empêche de constater correctement l'état des sols, des murs et des plinthes.

• Convoquez par écrit. Fixez la date et l'heure par courrier ou courriel, en conservant une trace.
• Faites-le de jour. Les défauts de peinture, les traces d'humidité et l'état des joints se constatent mieux à la lumière naturelle.
• Ayez l'état des lieux d'entrée sous les yeux. La comparaison se fait pièce par pièce, ligne par ligne.
• Relevez les compteurs. Les index conditionnent la régularisation des charges et la résiliation des contrats.
• Photographiez. Les photographies datées et annexées constituent une preuve utile.
• Récupérez tous les jeux de clés, badges et télécommandes, en les comptabilisant.

Ce que doit contenir l'état des lieux de sortie

Les mentions globales du type « bon état » manquent de valeur discriminante. Décrivez précisément les écarts : « parquet chambre 1 : rayures profondes sur environ 40 cm devant la fenêtre », « mur nord séjour : trois trous de chevilles non rebouchés ».

Vétusté ou dégradation : la distinction décisive

La vétusté est l'usure normale résultant du temps et d'un usage conforme : elle est à la charge du bailleur. La dégradation résulte d'un défaut d'entretien, d'un usage anormal ou d'un accident : elle est à la charge du locataire.

Une grille de vétusté peut être convenue entre bailleur et locataire lorsqu'elle est choisie selon les règles applicables. Elle fixe une durée de vie théorique et un abattement annuel ; lorsqu'elle est prévue, elle doit être annexée au bail dès l'entrée.

Les retenues sur le dépôt de garantie

Le dépôt de garantie est restitué dans le délai légal à compter de la remise des clés lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, et dans le délai majoré lorsqu'il révèle des différences. Toute retenue doit être justifiée par des devis, factures ou, à défaut, une estimation motivée communiquée au locataire.

À défaut de restitution dans les délais, le solde dû est majoré de la pénalité légale, sauf si le retard est imputable au locataire qui n'a pas communiqué sa nouvelle adresse. En copropriété, le bailleur peut conserver une provision pour la régularisation annuelle des charges dans la limite prévue par la loi, avant régularisation définitive.

Les travaux de remise en état effectivement supportés relèvent, selon leur nature, des charges déductibles des revenus fonciers. Conservez les factures et distinguez réparation, entretien et amélioration.

En cas de désaccord

La première voie est la discussion écrite : lettre recommandée exposant les postes contestés, pièces à l'appui, avec demande chiffrée. La deuxième est la commission départementale de conciliation, gratuite ; l'ADIL peut orienter les parties. La troisième est le juge des contentieux de la protection.

Lorsque aucun état des lieux d'entrée n'a été établi, le code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives, sauf si le bailleur a fait obstacle à son établissement. La seule protection fiable reste un état des lieux d'entrée soigné et conservé. Pour la suite, consultez le dossier sur la restitution du dépôt de garantie, le pilier gestion locative et le dossier de fiscalité immobilière.

Le modèle à télécharger

Le modèle proposé reprend les mentions obligatoires du décret du 30 mars 2016 et ajoute une colonne de comparaison avec l'état d'entrée, les relevés d'index, le décompte des clés, les observations du locataire et l'emplacement pour l'annexe photographique.

Il se présente en deux formats : le PDF s'imprime et se remplit à la main ; le format modifiable permet de préremplir l'identité des parties et la liste des pièces. Préremplissez la colonne « état à l'entrée », ne laissez aucune ligne vide, faites parapher les annexes et remettez un exemplaire au locataire immédiatement.

Ce qu'il faut retenir

• L'état des lieux de sortie s'établit le jour de la remise des clés, contradictoirement, avec un exemplaire pour chaque partie.
• Sa force probante vient de la précision de la description et de la comparaison avec l'état des lieux d'entrée.
• La vétusté reste à la charge du bailleur ; seule la dégradation imputable au locataire justifie une retenue.
• Toute retenue doit être appuyée par un justificatif communiqué au locataire.

Questions fréquentes

L'état des lieux de sortie est-il obligatoire ?

Il est encadré par l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 pour les locations à usage de résidence principale. Son absence n'annule pas le bail, mais elle prive le bailleur d'une preuve essentielle des dégradations.

Que se passe-t-il si le locataire refuse de signer l'état des lieux de sortie ?

En cas de refus, la partie la plus diligente fait établir le document par un commissaire de justice, après convocation de l'autre partie au moins sept jours à l'avance. Le coût est partagé dans les limites réglementaires.

Le propriétaire peut-il retenir le dépôt de garantie sans facture ?

Il doit justifier chaque retenue par un devis, une facture ou une estimation motivée transmise au locataire. Une retenue sans aucune pièce est contestable.

Peut-on faire un état des lieux de sortie sans état des lieux d'entrée ?

Oui, et cela reste utile pour constater l'état du logement. En l'absence d'état des lieux d'entrée, le code civil pose une présomption de bon état des réparations locatives, sauf obstruction du bailleur.

Les murs jaunis ou les trous de chevilles sont-ils de la vétusté ?

Le jaunissement après plusieurs années d'occupation normale relève de la vétusté. Les trous de chevilles sont en revanche des dégradations ; la remise en peinture doit tenir compte de l'ancienneté du revêtement.