Régularisation des charges locatives : la méthode et les délais

La régularisation des charges locatives consiste à comparer, une fois par an au minimum, le total des provisions encaissées auprès du locataire aux dépenses récupérables réellement supportées par le bailleur. Si les provisions dépassent les dépenses réelles, le trop-perçu est reversé au locataire ; dans le cas inverse, un complément lui est réclamé. Un mois avant cette régularisation, le bailleur doit communiquer le décompte par nature de charges et le mode de répartition entre les logements, puis tenir les pièces justificatives à disposition pendant les six mois qui suivent l'envoi du décompte. Le rappel de charges, comme la demande de remboursement d'un trop-versé, se prescrit par trois ans.

Provision ou forfait : le régime dépend du bail

Toutes les locations ne se régularisent pas. En location vide, le paiement des charges se fait obligatoirement par provisions, c'est-à-dire des avances régulières de même montant, suivies d'une régularisation annuelle. En location meublée, le bail choisit entre provision et forfait, et ce choix commande tout le reste.

Le forfait ferme le sujet : son montant est inscrit dans le bail, il ne peut être ni disproportionné par rapport aux charges appliquées au locataire précédent, ni suivi d'un complément ou d'une régularisation ultérieure. Il se paie en même temps que le loyer et se révise chaque année dans les mêmes conditions que celui-ci. Dans un bail mobilité, le forfait est la seule modalité possible.

Choisir le forfait en meublé, c'est donc accepter de porter seul un dérapage des charges de copropriété, et à l'inverse conserver l'écart quand elles baissent. La provision, elle, transfère le risque au locataire mais impose au bailleur la discipline documentaire décrite ci-dessous. Sur un logement chauffé collectivement, dont la facture d'énergie varie fortement d'un exercice à l'autre, la provision reste le régime le plus lisible pour les deux parties.

Quelles charges entrent dans la régularisation

Seules les charges récupérables peuvent être régularisées, et leur liste est limitative : elle est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Ce qui n'y figure pas reste définitivement à la charge du bailleur, quelle que soit la rédaction du bail. Une clause qui prétendrait élargir la liste est sans effet.

Deux exclusions méritent d'être signalées parce qu'elles reviennent constamment dans les litiges. L'électricité consommée par le locataire dans son logement n'est pas une charge récupérable : elle fait l'objet d'un abonnement souscrit directement par lui. Et la taxe foncière n'est pas récupérable non plus, seule la TEOM l'est ; le partage entre ces deux lignes d'un même avis d'imposition est détaillé dans notre article sur la taxe foncière en location meublée.

La méthode de calcul, étape par étape

La régularisation se ramène à une soustraction, mais elle suppose d'avoir d'abord isolé la bonne assiette. L'erreur la plus fréquente consiste à comparer les provisions du locataire au total des appels de fonds du syndic, alors que ces appels contiennent aussi des charges non récupérables. Quatre étapes suffisent à sécuriser le calcul.

1. Attendre l'arrêté des comptes de la copropriété. Tant que l'assemblée générale n'a pas approuvé les comptes de l'exercice, votre quote-part réelle n'est pas définitive.
2. Extraire les seules charges récupérables. Sur le décompte individuel remis par le syndic, retenez les postes du décret de 1987 pour votre lot, à l'exclusion des honoraires de syndic, du fonds de travaux et des gros travaux.
3. Totaliser les provisions encaissées sur la période, ce que vos quittances de loyer permettent de reconstituer ligne à ligne, puisqu'elles distinguent le loyer des charges.
4. Comparer et ajuster la provision suivante. L'écart est reversé ou réclamé, et le montant de la nouvelle provision est fixé à partir du budget prévisionnel et des résultats arrêtés lors de cette régularisation.

Un exemple chiffré

Prenons un appartement en copropriété loué vide, avec une provision de 90 euros par mois appelée avec le loyer, soit 1 080 euros encaissés sur l'exercice 2026. Après l'assemblée générale, la quote-part de charges récupérables du lot ressort à 1 245 euros. Le bailleur réclame donc un complément de 165 euros et porte la provision à 104 euros par mois (1 245 / 12, arrondi à l'euro supérieur).

Le réflexe à conserver : la régularisation et le réajustement de la provision sont un seul et même geste. Régulariser sans corriger la provision garantit de reproduire le même écart l'année suivante, et d'exposer le locataire à un rappel récurrent qu'il n'a pas anticipé.

Les délais à respecter, dans les deux sens

La régularisation obéit à un calendrier précis, qui protège autant le locataire d'un rappel surprise que le bailleur d'une contestation tardive. Trois échéances structurent la procédure, auxquelles s'ajoute la prescription de droit commun des rapports locatifs.

Le décompte n'est pas une formalité décorative. Il doit détailler les charges par nature (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…) et expliciter la clé de répartition entre les logements ; lorsque le chauffage ou l'eau chaude sont collectifs, une note d'information sur leur mode de calcul est jointe si nécessaire. Sur simple demande du locataire, le récapitulatif des charges du logement lui est transmis par courriel ou par courrier.

Deux obligations d'information continue s'y ajoutent selon l'équipement de l'immeuble. Lorsque les frais de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire sont individualisés par des dispositifs télé-relevables, le bailleur transmet chaque mois au locataire ses données de consommation. Et lorsque le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, il transmet une fois par an la facture d'eau ainsi que les informations sur la qualité de l'eau communiquées par la commune ou l'intercommunalité, ou par le syndic en copropriété.

Régularisation tardive : ce que risque le bailleur négligent

Un oubli n'efface pas la créance. La régularisation tardive reste possible quelle qu'en soit la cause, oubli, ignorance ou négligence, et le bailleur peut réclamer pendant trois ans tout impayé de charges qui lui est dû : une dette de mars 2026 est ainsi réclamable jusqu'en mars 2029. Le même délai de trois ans bénéficie symétriquement au locataire qui a trop versé et en demande le remboursement.

Deux garde-fous encadrent toutefois le rattrapage. D'abord, le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il l'estime déloyal, brutal et consécutif à une faute du bailleur dans l'exécution du bail, par exemple lorsque le locataire avait demandé la régularisation sans obtenir de réponse. Ensuite, lorsque la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant celle de l'exigibilité des charges, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Autrement dit, un bailleur qui laisse filer trois exercices ne perd pas sa créance mais perd la maîtrise de son recouvrement, et prend le risque qu'un juge lui refuse purement et simplement l'arriéré. La régularisation annuelle est le seul rythme qui protège réellement la trésorerie du bailleur, au même titre que les autres obligations documentaires détaillées dans le dossier gestion locative.

La régularisation au départ du locataire

La fin du bail crée un décalage évident : le locataire part avant que les comptes de la copropriété de l'exercice en cours ne soient approuvés. La loi tranche par une retenue plafonnée. Le bailleur établit un arrêté des comptes de charges provisoire et peut conserver une provision, fixée à l'appui de documents justificatifs, qui ne peut pas dépasser 20 % du montant du dépôt de garantie.

Cette provision est conservée jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble. Dans le mois qui suit l'approbation définitive de ces comptes, le bailleur procède à la régularisation définitive et restitue le solde au locataire. Bailleur et locataire peuvent aussi convenir de solder immédiatement l'ensemble des comptes sans attendre l'approbation, ce qui est souvent la solution la plus simple sur un logement aux charges stables.

Le reste du dépôt de garantie suit le calendrier habituel : restitution dans un délai maximum d'un mois à compter de la remise des clés lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois lorsqu'il ne l'est pas. Ne confondez pas les deux mécanismes : la provision de 20 % couvre les charges non encore arrêtées, les retenues couvrent des sommes déjà dues, et chacune se justifie par des pièces distinctes.

L'écho fiscal : régulariser aussi dans la déclaration

Le bailleur qui relève du régime réel en revenus fonciers connaît une seconde régularisation, fiscale celle-là, qui suit exactement la même logique de décalage d'un an. Les provisions versées au syndic au cours de l'année sont déduites globalement, sur la ligne 229 de la déclaration n° 2044, même si la répartition précise des charges est déjà connue au moment de déclarer.

L'année suivante, après l'arrêté des comptes présenté en assemblée générale, la fraction de ces provisions qui n'était pas déductible doit être réintégrée en ligne 230. Elle recouvre les charges non déductibles, celles couvertes par la déduction forfaitaire de 20 euros pour frais de gestion, l'éventuel solde positif dégagé par l'approbation des comptes et, précisément, les charges récupérées sur le locataire. Si le solde est négatif, il vient au contraire s'ajouter en ligne 229.

La conséquence pratique est simple : le décompte de charges que vous adressez au locataire et la ligne 230 de votre déclaration décrivent le même montant vu des deux côtés. Tenez-les dans le même dossier. Le revenu foncier net qui en résulte supporte ensuite l'impôt sur le revenu et les prélèvements sociaux sur les revenus fonciers. À noter, si vous êtes passé au micro-foncier l'année suivant la déduction, aucune régularisation n'est à opérer.

Ce qu'il faut retenir

• Les charges payées par provisions se régularisent au moins une fois par an, en comparant les provisions encaissées aux dépenses récupérables réellement engagées ; le forfait, réservé au meublé et au bail mobilité, exclut toute régularisation.
• Le décompte par nature de charges et le mode de répartition doivent être communiqués un mois avant la régularisation, et les justificatifs tenus à disposition pendant les six mois qui suivent.
• Seules les charges figurant dans le décret du 26 août 1987 sont récupérables : la liste est limitative, et aucune clause du bail ne peut l'élargir.
• Un rappel de charges, comme une demande de remboursement de trop-versé, se prescrit par trois ans ; passé la fin de l'année civile suivant l'exigibilité, le locataire peut imposer un échelonnement sur douze mois.
• Au départ du locataire en copropriété, la provision conservée sur le dépôt de garantie est plafonnée à 20 %, et le solde est restitué dans le mois suivant l'approbation définitive des comptes de l'immeuble.

Questions fréquentes

Quand le bailleur doit-il régulariser les charges locatives ?

Au moins une fois par an lorsque les charges sont payées par provisions. Aucune date fixe n'est imposée : en copropriété, la régularisation intervient naturellement après l'approbation des comptes de l'immeuble en assemblée générale. Le décompte par nature de charges doit être communiqué au locataire un mois avant.

Que faire si le propriétaire ne régularise jamais les charges ?

Demandez-lui par écrit le décompte et les justificatifs, puis renouvelez la demande par lettre recommandée avec accusé de réception. Si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant celle de l'exigibilité des charges, vous pouvez exiger que le rappel soit échelonné sur douze mois. L'agence départementale d'information sur le logement (ADIL) renseigne gratuitement, et la commission départementale de conciliation peut être saisie sans frais.

Le bailleur peut-il réclamer un rappel de charges de plusieurs années ?

Oui, dans la limite de trois ans, et même si le retard tient à un simple oubli. Mais le juge des contentieux de la protection peut écarter un rappel tardif qu'il juge déloyal et brutal, lorsqu'il fait suite à une faute du bailleur dans l'exécution du bail. Le locataire conserve par ailleurs la faculté d'exiger un étalement sur douze mois.

Quels justificatifs le locataire peut-il exiger ?

Le décompte des charges par nature, le mode de répartition entre les logements et, si nécessaire, la note d'information sur le calcul du chauffage et de l'eau chaude collectifs. Pendant les six mois suivant l'envoi du décompte, l'ensemble des pièces justificatives doit être tenu à sa disposition. Sur demande, le récapitulatif des charges de son logement lui est transmis par courriel ou par courrier.

Les charges d'un logement meublé au forfait se régularisent-elles ?

Non. Lorsque le bail meublé prévoit un forfait de charges, celui-ci ne peut donner lieu ni à complément ni à régularisation ultérieure, dans un sens comme dans l'autre. Son montant ne doit pas être disproportionné par rapport aux charges appliquées au locataire précédent, et il se révise chaque année dans les mêmes conditions que le loyer.