Quittance de loyer : obligations du bailleur et modèle gratuit

La quittance de loyer est le document par lequel le bailleur atteste que le locataire a réglé l'intégralité du loyer et des charges pour une période donnée. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur à la remettre gratuitement au locataire qui en fait la demande, en détaillant les sommes versées et en distinguant le loyer des charges. Aucun frais d'établissement ni d'envoi ne peut être facturé au locataire. Vous trouverez ci-dessous les mentions à faire figurer, un modèle complet à recopier pour une location vide comme meublée, et la marche à suivre en cas de refus.

Ce que dit la loi

La quittance n'est pas automatique : elle est due sur demande du locataire. Mais dès lors que la demande est formulée, le bailleur ne peut ni la refuser ni la facturer. L'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 pose trois règles : remise gratuite, sur demande, avec le détail des sommes versées distinguant le loyer et les charges.

La gratuité est totale. Comme le rappelle l'ANIL (agence nationale pour l'information sur le logement), l'établissement des quittances est un acte d'administration du bien dont le loyer constitue la contrepartie : ni les frais postaux, ni les honoraires de l'agence qui gère le bien ne peuvent être réclamés en plus du loyer. L'article 4 de la même loi répute non écrite toute clause du bail qui ferait supporter au locataire les frais de relance ou d'expédition de la quittance : une telle clause figurant dans votre contrat est simplement inopposable.

La règle vaut pour tous les bailleurs, particulier, agence immobilière ou bailleur social, et pour toutes les locations à usage de résidence principale, vides comme meublées.

Quittance, reçu, avis d'échéance : ne pas confondre

Ces trois documents interviennent à des moments différents du cycle de paiement et n'ont pas la même portée juridique. Les confondre est la première source de litige sur un terme partiellement réglé.

Les mentions à faire figurer

La loi n'impose qu'une chose sur le fond : le détail des sommes versées, loyer et charges séparés. Une quittance incomplète reste valable mais perd sa valeur probante le jour où elle doit servir de preuve. Reprenez les rubriques ci-dessous, alignées sur le modèle diffusé par l'ANIL et référencé par service-public.fr.

Deux précisions. D'abord, le détail loyer/charges n'est pas cosmétique : il permet au locataire de contrôler la régularisation annuelle des charges et au bailleur de justifier ses recettes. Ensuite, une quittance ne se délivre que pour un terme intégralement encaissé : ne quittancez jamais par anticipation un loyer que vous n'avez pas reçu.

Le modèle de quittance à recopier

Le modèle suivant reprend la structure du modèle officiel diffusé par l'ANIL. Il convient à une location vide comme à une location meublée : seule la ligne de charges change de nature, provision avec régularisation annuelle en location vide, forfait possible en meublé. Remplacez les mentions entre crochets par vos données.

QUITTANCE DE LOYER — [mois] [année]

Bailleur : [nom, prénom], [adresse]
Locataire : [nom, prénom], [adresse]
Logement loué : [adresse complète, étage, lot]

Je soussigné(e) [nom du bailleur], propriétaire du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de [nom du locataire] la somme de [montant total] euros au titre du loyer et des charges de la période du [date de début] au [date de fin], et lui en donne quittance.

Détail des sommes réglées :
Loyer hors charges : [montant] euros
Provision (ou forfait) pour charges : [montant] euros
Total réglé : [montant] euros
Date du paiement : [JJ/MM/AAAA]

Cette quittance annule tous les reçus qui auraient pu être établis précédemment en cas de paiement partiel du présent terme. Elle est à conserver trois ans par le locataire.

Fait à [ville], le [JJ/MM/AAAA]
Signature du bailleur

Numérotez vos quittances et classez-les par logement et par terme : en cas de contestation, une série continue vaut mieux qu'un document isolé. La même rigueur s'applique à vos autres documents de gestion, à commencer par l'état des lieux de sortie, dont dépendent les retenues sur le dépôt de garantie.

Envoyer la quittance par courriel

La transmission dématérialisée est autorisée à une condition : l'accord préalable du locataire. Sans cet accord, la quittance doit être remise sur support papier. C'est la seule formalité ajoutée par la loi en la matière, et elle protège le locataire qui n'a pas d'accès numérique fiable.

Recueillez cet accord par écrit : une clause du bail ou un simple échange de courriels conservé suffit. Le locataire peut revenir sur son accord et redemander le papier. Côté organisation, envoyez un fichier PDF nommé de façon explicite, du type « quittance-2026-08-nom-locataire.pdf », et conservez une copie de l'envoi : c'est cette trace, et non le fichier seul, qui prouve la remise.

Paiement partiel : un reçu, pas une quittance

Lorsque le locataire ne verse qu'une partie du terme, le bailleur doit lui remettre un reçu et non une quittance. Le reçu constate le versement sans éteindre la dette : le solde reste exigible. Quand le terme est finalement soldé, la quittance émise annule les reçus intermédiaires, d'où la mention d'annulation prévue dans le modèle.

L'enjeu est contentieux, pas administratif. Une quittance délivrée pour un terme partiellement payé atteste un paiement intégral et affaiblit la position du bailleur qui réclame ensuite le solde. Soyez particulièrement rigoureux en cas de règlement en espèces, admis uniquement en dessous de 1 000 euros selon service-public.fr : le reçu ou la quittance sont alors la seule preuve du versement, pour les deux parties.

Combien de temps conserver les quittances

Trois ans. Le modèle de l'ANIL le rappelle en pied de document, et ce délai n'est pas arbitraire : les actions dérivées du contrat de location se prescrivent par trois ans en application de l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. Un impayé de mars 2026 peut ainsi être réclamé jusqu'en mars 2029 ; au-delà, l'action est prescrite.

Côté bailleur, la logique est aussi fiscale. Les quittances et le journal des encaissements justifient les recettes que vous déclarez, qu'il s'agisse de revenus fonciers en location vide, soumis à l'impôt sur le revenu et aux prélèvements sociaux sur les revenus fonciers, ou de bénéfices industriels et commerciaux (BIC) en location meublée, au moment de déclarer vos revenus LMNP. Conservez-les avec les baux, les états des lieux et les factures de travaux. Les autres obligations documentaires du bailleur sont détaillées dans le dossier gestion locative.

Si le bailleur refuse de délivrer la quittance

Le refus n'est pas anodin : la quittance est souvent le justificatif exigé pour un dossier d'aide au logement, une caution ou la constitution d'un nouveau dossier de location. La marche à suivre est graduée, du courrier à la juridiction.

• Demande écrite. Un courriel ou un courrier rappelant l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 suffit dans la majorité des cas ; l'ANIL diffuse un modèle de lettre de demande.
• Mise en demeure. À défaut de réponse, une lettre recommandée avec accusé de réception laissant un délai explicite pour la remise des documents.
• Information et conciliation. L'ADIL, agence départementale d'information sur le logement, renseigne gratuitement ; la commission départementale de conciliation peut être saisie sans frais.
• Juge. En dernier recours, le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire dont dépend le logement.

Une précaution pour le locataire : ne suspendez pas le paiement du loyer au motif que les quittances ne vous sont pas remises. Le défaut de paiement vous expose à la clause résolutoire du bail, alors que la remise des quittances s'obtient par les voies ci-dessus.

Ce qu'il faut retenir

• La quittance est due sur demande du locataire, gratuitement, sans aucun frais d'établissement ni d'envoi.
• Elle doit détailler les sommes versées en distinguant le loyer des charges : c'est la seule exigence de fond posée par la loi.
• Un terme partiellement réglé donne lieu à un reçu ; la quittance ne s'émet qu'après encaissement intégral.
• L'envoi par courriel suppose l'accord préalable du locataire, révocable à tout moment.
• Bailleur comme locataire conservent les quittances trois ans, durée de prescription des actions dérivées du bail.

Questions fréquentes

La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

Elle est obligatoire dès que le locataire la demande. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose alors au bailleur de la remettre gratuitement. En l'absence de demande, le bailleur n'est pas tenu de l'établir spontanément, même si beaucoup le font chaque mois par commodité.

Le bailleur peut-il facturer des frais de quittance ?

Non. La remise est gratuite, frais postaux et honoraires de gestion compris, y compris lorsqu'une agence gère le bien. Une clause du bail mettant ces frais à la charge du locataire est réputée non écrite au titre de l'article 4 de la même loi.

Une quittance de loyer envoyée par mail est-elle valable ?

Oui, à condition que le locataire ait donné son accord préalable à la transmission dématérialisée. Sans cet accord, la quittance doit être remise sur support papier.

Que remettre si le locataire ne paie qu'une partie du loyer ?

Un reçu, qui constate le versement partiel sans éteindre la dette. La quittance n'est délivrée qu'une fois le terme intégralement réglé, et elle annule alors les reçus émis pour la même période.

Combien de temps faut-il garder ses quittances de loyer ?

Trois ans, en cohérence avec la prescription des actions dérivées du contrat de location prévue à l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. Le bailleur a intérêt à les conserver plus longtemps s'il les utilise pour justifier ses recettes déclarées.